La legislación en materia laboral cambia y evoluciona de forma continua en la mayoría de países del mundo, por lo que es obligación de las empresas mantenerse actualizados con respecto a las últimas modificaciones que el sistema sufre y de este modo poder protegerse y así evitar cualquier tipo de sanción desde el punto de vista administrativo y legal.

El caso de España no es distinto al de otras naciones del mundo, por lo que el empresario se debe esforzar siempre para estar a la vanguardia en cuanto a la protección de los derechos de los trabajadores a través de diferentes legislaciones, pero también a velar por el cumplimiento de todas las normas en materia laboral. Es decir, se trata de que ambas partes cumplan con sus deberes pero que sean respetados sus derechos.

¿Qué es el control de presencia?

Para las empresas que aún no tengan muy claro y se pregunten que es el control de presencia, se trata de un registro donde se lleva el control de horas de los trabajadores y el cumplimiento de la jornada laboral que están estipuladas en cada contrato, de modo que se pueda llevar un archivo real y detallado. La idea es que en caso de cualquier inconveniente en materia laboral, este sirva de respaldo inmediato.

Para cumplir con esta nueva obligación, las empresas deben de adaptar diferentes sistemas de control y así poder realizar el registro. Las opciones disponibles son variadas y todas ellas vienen de la mano de la tecnología.

Desde el pasado mes de marzo el sistema de control de presencia es una exigencia obligatoria para todas las empresas que incluyan trabajadores en su nómina. A pesar de que esta iniciativa ya llevaba varios años en trámite, no fue sino hasta este 2019 cuando finalmente vio la luz y pasó a ser un requisito primordial de la legislación laboral.

Mediante el uso de diferentes dispositivos comunicados con el servidor a través de un software especializado, todo queda debidamente guardado y respaldado. En la actualidad, hay disponible una amplia variedad que se adaptan con facilidad a cualquier tipo de empresa y las exigencias propias de cada uno, ya sea que se requiera uno o varios equipos.

La ventaja de este tipo de tecnología es que podrán ser instalados en el sitio donde se requieran, incluso si las distintas sedes están a varios kilómetros de distancia, todo se almacenará en el mismo lugar.

Disponer de esta información, aparte de velar por el cumplimiento de la jornada laboral de forma óptima y completa, también va a permitir que el empresario pueda utilizar estos datos para mejorar la productividad de la empresa y su gestión de forma general.

Registro de entrada y salida

Entre las muchas cosas que establece esta nueva regulación, es que las empresas a partir de la fecha antes expuesta están obligadas a llevar un control horario de cada uno de sus trabajadores. Es decir, que van a poder llevar un detallado registro tanto de la hora de entrada como de salida.

La finalidad será que este control horario coincida a la perfección con el que cada trabajador tiene establecido según su contrato o acuerdo laboral, sin importar que se trate de una jornada parcial o completa. Contar con un kit de registro horario entre otras cosas va a permitir a las empresas a tener un mejor orden en todo lo relacionado con sus archivos.

Excel es una magnífica opción para archivar este tipo de datos, ya que permite distribuirlos en el orden que más convenga a la administración y tenerlos siempre a mano en caso de que sea necesario enviar el documento, ya sea a la inspectoría del trabajo o al mismo empleado.

Dos meses de adaptación

Si bien esta nueva ley entró en vigencia en el mes de marzo, se estableció un período transitorio de dos meses para la puesta en marcha y adaptación del decreto. Esto quiere decir que a partir del 12 de mayo, todas las empresas deben estar bajo la nueva Legislación del registro horario, de lo contrario podrían acarrear sobre ellas diferentes sanciones que irían más allá de una simple llamada de atención.

La legislación por el registro horario establece una serie de multas que dependerán del tipo de infracción que esté cometiendo la empresa. Estas estarán divididas en:

  • Leves: Van desde los 60 a 625 euros. Las empresas incurren en este tipo de sanción cuando faltan al proceso o en caso de no aportar la información requerida sobre las condiciones laborales.
  • Graves: Entre 625 a 6.250 euros, cuando el ente supervisor detecte irregularidades respecto a los horarios previamente pactados y los registros finales mostrados por la empresa, aunque los malos cálculos de las horas extras también serán motivo.
  • Muy graves: Oscilan entre 6.250 a 187.515 euros. Serán aplicadas cuando existan aumentos en las horas extras de los trabajadores pero no se hayan realizado los respectivos cambios a nivel administrativo o en caso de que se supere el límite anual permitido, de 80 horas máximo.

 

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