Vicki Vera - 13 de septiembre de 2021
Una empresa tiene por obligación, en determinados casos, hacer la destrucción total y confidencial de documentos que contengan información de terceros. Con el fin de cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos, te comentamos qué debes tener en cuenta al hacerlo y así protegerte de sanciones económicas más adelante.
La destruccion confidencial de documentos implica mucho más que desechar papeles con contenido específico de la empresa o de terceros. Es necesario que, al realizar este procedimiento, se haga una destrucción extrema y segura, con el fin de evitar que información sensible caiga en manos de personas que puedan usarla de manera perjudicial.
Algunos deciden usar trituradoras de papel, pero has de saber que estas deben ajustarse a las normas legales. Es decir, se requiere un instrumento de desechos que garantice que la destrucción de los papeles se haga en determinado tamaño, con el fin de lograr una adecuada protección de los datos.
No obstante, al usar una máquina se tarda más y el ruido que genera la misma puede ser un incordio. Por otro lado, si decides quemar los documentos a la antigua usanza, no solo es más tiempo el que inviertes, sino que la quema ocasiona daños al medioambiente y es más peligroso. Sin obviar que existen riesgos que los documentos no se quemen por completo.
Es posible que estos métodos puedan resultar eficaces en determinadas circunstancias y cuando el volumen de documentos sea limitado. Sin embargo, cuando la empresa maneja grandes cantidades de datos en físico, quizás requiera de técnicas de desecho diferentes.
En España, no cumplir con la Ley de Protección de Datos puede acarrearte graves consecuencias. Así que una vez que cierta información deje de ser útil para tu empresa, lo más sensato sería destruir por completo los datos registrados. En caso de no cumplir con esto, cometes un delito que puede costarte hasta 600 000 euros.
Ante la importancia de tratar los datos confidenciales cuando ya no son necesarios, existen empresas de gestion de residuos que ofrecen soluciones seguras y efectivas. Estas empresas se encargan de destruir todos los documentos que contengan datos, de terceros o propios, garantizando máxima seguridad con una destrucción certificada y causando el menor impacto posible en el ambiente.
El método de trabajo se basa en la revisión de los ciclos de retención de la información, pues hay documentos que por ley deben permanecer un período de tiempo específico, tras el cual deben eliminarse. Por otro lado, se examina que la empresa esté cumpliendo con las normativas de la Ley de Protección de Datos, para proceder a usar el método de desecho de los documentos.
La eliminación de datos debe incluir tanto los documentos físicos como el desecho de todo dato en formato digital que esté almacenado en los dispositivos electrónicos de la empresa. De esta manera, te aseguras de dar el tratamiento correcto a la información que reciba tu negocio, sin exponerte a pasar por alto las normativas que exige la Ley.
