Digital Sevilla
24 de noviembre de 2025
Esa estantería es una imagen habitual en el sector. Se trata de un armario metálico o una fila de archivadores grises, repletos de carpetas de "Pendientes", partes de trabajo con manchas de grasa y un historial de activos que, siendo honestos, nadie ha revisado en tres años.
Tras años en la gestión de mantenimiento, implementando sistemas y observando la evolución de las operaciones, la situación actual resulta preocupante. En una era definida por el software de mantenimiento y el IoT, una sorprendente cantidad de empresas de Facility Management (FM) y multiservicios siguen gestionando sus operaciones críticas con papel o, a lo sumo, con una hoja de cálculo básica.
Muchos consideran este enfoque como "el método probado". Sin embargo, puede verse como lo que realmente es: una bomba de relojería operativa. No es solo ineficiente; es un riesgo silencioso que erosiona la rentabilidad, la seguridad y el cumplimiento normativo.
El problema del papel no reside en el material en sí, sino en la opacidad que genera. Cuando un técnico clave —llamémosle "Juan"—, con 15 años de antigüedad, es la única persona que sabe que la caldera B falla el tercer martes de cada mes, no existe un sistema de mantenimiento. Existe un problema de dependencia.
¿Qué ocurre cuando ese técnico se va de vacaciones, se jubila o se marcha a la competencia? El conocimiento operativo desaparece con él.
No obstante, el riesgo va mucho más allá de la eficiencia. Existen peligros tangibles ocultos en la gestión tradicional:
El riesgo de cumplimiento y las auditorías fallidas
Para un Facility Manager o un gestor de multiservicios, el cumplimiento no es opcional. Se trata de normativas de seguridad (RITE, normativas contra incendios), regulaciones ambientales (gestión de residuos, refrigerantes) e incluso certificaciones de calidad como la ISO 9001.
Ante la solicitud de un auditor de mostrar el historial de mantenimiento de todos los sistemas de extracción de humos de los últimos 24 meses, suele surgir el pánico. Rebuscar en archivadores, descifrar caligrafías y esperar que no falte ninguna firma es una apuesta arriesgada.
Un informe fallido no implica solo un mal día; conlleva multas, la posible pérdida de un contrato vital o, en el peor de los casos, la paralización de una instalación. Según múltiples estudios, el costo de la "no conformidad" es entre 2 y 3 veces superior al costo de implementar sistemas de cumplimiento adecuados. El papel es, por definición, un sistema inadecuado.
El riesgo operativo: la tiranía de lo reactivo
El papel es inherentemente reactivo. Se genera un aviso (una llamada, una nota), se crea un parte de trabajo, se ejecuta y se archiva. Al no haber análisis de tendencias ni datos agregados, la operación se condena a vivir en un ciclo constante de "apagar fuegos".
Los datos de la industria son contundentes: el mantenimiento reactivo (esperar a que algo se rompa) es entre 3 y 9 veces más costoso que un mantenimiento preventivo bien planificado. Esto se debe a que el tiempo de inactividad no planificado resulta catastrófico. Un fallo en un sistema de climatización en un centro comercial en agosto no es un mero inconveniente, sino una pérdida de ingresos y de clientes.
Sin la base de datos digital que proporciona un software de mantenimiento, resulta imposible implementar un verdadero mantenimiento preventivo o predictivo, ya que no se pueden predecir patrones de fallo basándose en una pila de documentos físicos.
El riesgo de seguridad y responsabilidad civil
Existe un riesgo que genera gran inquietud: la posibilidad de un accidente grave causado por un equipo con mantenimiento deficiente. La Agencia Europea (EU-OSHA) confirma que una gran cantidad de accidentes laborales están relacionados con un mal mantenimiento.
Ante el peor escenario de un incidente, la investigación solicitará los registros. Si la inspección de seguridad obligatoria se ha extraviado o nunca se programó, la responsabilidad legal para la empresa es gigantesca. La pérdida del documento físico no es una defensa válida, sino una condena.
Un sistema digital, en cambio, funciona como un libro de contabilidad impecable: proporciona trazabilidad total, con firmas y sellos de tiempo, detallando quién realizó qué acción y cuándo.
Para las empresas que gestionan múltiples activos (FM) o múltiples clientes (Multiservicios), estos riesgos se multiplican exponencialmente.
Para el Facility Management: Gestionar cientos o miles de activos (climatización, electricidad, fontanería, seguridad) en diversas ubicaciones sin una visión centralizada es imposible. El papel crea silos de información.
Para las Multiservicios: El desafío radica en demostrar el valor y cumplir los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLAs). ¿Cómo se demuestra a un cliente el cumplimiento de 40 rondas de mantenimiento preventivo en 5 sedes? Un cliente actual exige un dashboard, un informe y una prueba digital, no un fajo de partes firmados.
La digitalización no consiste simplemente en adquirir tablets, sino en un cambio de mentalidad: pasar de "registrar lo que se hizo" a "usar datos para decidir qué hacer".
Aquí es donde interviene la tecnología. Un software de mantenimiento (GMAO o CMMS) no es un lujo tecnológico, sino el cinturón de seguridad operativo de la era digital, transformando riesgos silenciosos en fortalezas activas:
Riesgo de Cumplimiento en Auditorías Simplificadas: Todos los registros están centralizados, fechados y son inmutables. Generar un informe de 2 años requiere apenas unos clics.
Riesgo Operativo en Mantenimiento Preventivo: El sistema recauda datos de incidencias y órdenes de trabajo correctivas, creando informes que permiten planificar futuros trabajos preventivos.
Riesgo de Conocimiento en Base de Conocimiento Centralizada: Cuando un técnico se retira, sus notas, manuales y procedimientos quedan adjuntos al activo digitalmente. El conocimiento pertenece a la empresa, no al individuo.
Riesgo de Seguridad en Trazabilidad Total: Las checklists de seguridad son digitales y obligatorios, otorgando a la gerencia visibilidad en tiempo real del estado de los equipos críticos.
La labor profesional en el mantenimiento y la gestión de instalaciones consiste en gestionar y mitigar el riesgo. Irónicamente, la herramienta más antigua que aún se utiliza, el papel, se ha convertido en una de las mayores vulnerabilidades. La pregunta que debe plantearse en la administración no es si se puede permitir digitalizar el mantenimiento, sino cuánto tiempo más se puede asumir el riesgo de no hacerlo.
Mitigar el riesgo es el primer paso; el segundo es garantizar la rentabilidad. Aquí es donde una solución estándar puede quedarse corta. Un software de mantenimiento integral como Fixner entiende que las empresas de multiservicios y FM no solo gestionan activos, sino también contratos y clientes.
Fixner unifica el ciclo completo del servicio, algo imposible de realizar con papel o herramientas aisladas:
Conecta Operaciones con Clientes: Integra un CRM completo con el software de mantenimiento (GMAO). Esto significa que el historial del activo está vinculado al contrato y al cliente. Se eliminan las disputas sobre SLAs o coberturas.
Cierra el Círculo (de Presupuesto a Factura): El proceso deja de ser manual. Nace digitalmente con un presupuesto profesional, se convierte en un contrato con mantenimientos preventivos programados, se ejecuta en campo a través de una app móvil (incluso sin conexión) y finaliza con la facturación recurrente automática.
Garantiza el Cumplimiento en Campo: Los archivadores físicos desaparecen. El personal técnico sigue checklists digitales en la app, adjunta fotos del trabajo realizado y recoge la firma del cliente, asegurando una trazabilidad total y automática ante auditorías.
Aporta Transparencia (y Demuestra Valor): Resuelve el desafío de demostrar el valor de los multiservicios. A través de un portal del cliente, la administración puede ver informes, consultar el estado de los activos y validar el cumplimiento de las revisiones.
En definitiva, no solo se digitaliza el parte de trabajo, sino el negocio completo, desde la captación del cliente hasta el cobro, asegurando que cada acción en campo sea rentable y demostrable.
Tras más de dos décadas en el sector, se observa una constante: las empresas que prosperan son las que conciben el mantenimiento no como un centro de coste, sino como un motor de rentabilidad y valor para el cliente. El papel, por su naturaleza, frena esa visión.
Aferrarse a los archivadores y a las hojas de cálculo no es una prueba de tradición, sino una exposición voluntaria a riesgos legales, operativos y financieros. En el entorno competitivo actual, donde los clientes exigen transparencia y las regulaciones exigen trazabilidad, el papel es un pasivo.
El salto a un software de mantenimiento no es, por tanto, una simple actualización tecnológica, sino una decisión estratégica de negocio. Es la única forma de blindar el cumplimiento, optimizar los costes y demostrar un valor que justifique la renovación de cada contrato.
