La fabricación de productos en masa, forma parte de nuestra sociedad, desde los inicios de la revolución industrial. No obstante, varios expertos en el campo descubrieron que hay formas de optimizar el trabajo y así mejorar el rendimiento económico de una empresa. Estas técnicas se perfeccionaron durante el paso de los años hasta convertirse en herramientas informáticas de alta demanda por cualquier empresa. Nadie quiere trabajar para que sus esfuerzos caigan en la nada y estas herramientas se encargan de evitarlo.

El método Kanban: qué es y de dónde viene

Para entender bien el método Kanban es necesario prestar atención a su historia. Comenzó en las fábricas de Toyota hace casi un siglo, convirtiendo la producción en masa en un sistema ‘just in time’. Apostaba por hacer sólo aquello que los clientes demandaban, optimizando así en gastos de producción sin costes para la empresa.

Esto evolucionó dando el salto a sistemas de softwares. Las grandes empresas se dieron cuenta de la necesidad de girar en torno a esta filosofía. Por lo que, cuando la informática lo permitió, esta técnica pasó a ser una herramienta fundamental en cualquier compañía.

La Kanban metodologia se basa entonces en mejorar la planificación de las corporaciones, de cara a crear un mayor rendimiento dentro de la propia empresa. El tablero más sencillo tiene tres columnas: las tareas por hacer, las tareas hechas y las tareas en proceso. Así pues, se puede ver de forma gráfica el funcionamiento real de una compañía en particular.

Pero a día de hoy, hay muchos más factores a tener en cuenta, con una gran profundización en los sistemas de aprovechamiento de recursos. Siendo así una gran demanda por cualquier negocio, suponiendo el crecimiento indiscutible del mismo.

Los seis pasos de Kanban

De cara a optimizar los recursos temporales y prácticos de una empresa, esta técnica juega con una metodología establecida. Basan su éxito en la focalización de un objetivo común, por lo que, de llevar esta práctica al pie de la letra, los resultados hablarán por sí solos.

El primer paso es el de visualizar el flujo de trabajo, tarea que se desempeñará por medio de las tarjetas Kanban. Es sencillo, se divide entre las tres columnas previamente mencionadas y se agrupan las tareas en cada una de ellas.

El segundo es el de las limitaciones de trabajo (límites WIP). Esta función se basa en asumir que no se puede hacer todo y poner ciertos límites a cada etapa.

A continuación, será necesario gestionar el flujo de trabajo. Así pues, será necesario tener una técnica que sea continua de cara a aumentar la productividad.

El cuarto paso es el de tener unos valores de marca y unas políticas de empresa a la vista de todos. Esto generará no sólo beneficios con las personas ajenas a la compañía, sino también con los propios empleados.

Tener reuniones diarias, conocidas como circuitos de retroalimentación, mejorará la comunicación entre los trabajadores y pondrá sobre la mesa cuánto se ha trabajado en un día en concreto.

En sexto y último lugar, es crucial que el equipo sea plenamente consciente del trabajo a desempeñar, de cara a que se tenga una misma visión con el objetivo común de mejorar.

Estos seis pasos son el abecedario de muchas empresas que ya gozan de un sistema responsable, actualizado y, sobre todo, óptimo.

¿Dónde puedo contratar este software?

Gracias al desarrollo tecnológico, los tableros físicos se convirtieron en ficheros en los ordenadores y, para ello, es necesario contratar un buen software de Kanban.

Ahora es posible utilizar estrategias Zero Inbox, para mejorar la productividad a la hora de atender el correo electrónico en la empresa, de una forma personalizada y única.

De esta manera, se seguirá un proceso mediante prioridades de tiempo y relevancia para que la bandeja de entrada no genere situaciones de estrés y sea atendida correctamente según la importancia de cada e-mail en tiempos controlados.

Por lo que si crees que tu compañía no da de sí todo lo que tendría que estar dando y funciona a medio gas, esta técnica se puede convertir en tu salvación. Pero, antes de contratar a cualquiera, es bueno hacer una comparativa entre las diferentes posibilidades existentes, basándose en las valoraciones de los usuarios y la confianza que pueda generar.

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