Sentirse abrumado o colapsado al empezar un negocio es bastante frecuente, pues al principio se suelen manejar los negocios con poco orden u organización. Improvisando ante cada emergencia y avanzando sin importar el esfuerzo que se haya puesto en la tarea.

El desorden provoca agotamiento

En todos los sentidos de la vida, la falta de organización provoca que las tareas no sean tan eficientes como podrían ser. Esto hace que tareas sencillas lleven más tiempo, que la rentabilidad se estanque o disminuya, lleva a la necesidad de incrementar el número de personal, etc.

Por suerte, hoy te compartiremos algunos tips sencillos que puedes aplicar desde hoy para organizar tu negocio y disfrutar de todas las ventajas que el orden puede traer a tu empresa. 

Como un plus a nuestros cuatro consejos, existen herramientas que permiten organizar tu negocio en un mismo punto, tal es el caso de www.getbillage.com con la que podrás despreocuparte de organizar clientes, facturas, gastos, bancos, proyectos y mucho más.

Si al uso de una herramienta como esta le sumamos estos consejos, estamos seguros que tu estrés y el de tus empleados se reducirán, mientras que tu rentabilidad y eficiencia crecerá hasta las nubes.

Procesos organizados es igual a mayor eficiencia

Todos estamos familiarizados con que hacer lo mismo una y otra vez genera un enorme agotamiento. Y los procesos desorganizados nos hacen perder tiempo valioso en cosas que ya hicimos antes. Estas horas podrían ser enfocadas en otros aspectos que requieren una mayor importancia, o por qué no, en horas de descanso.

Una forma de organizar los procesos es haciendo una lista de todas las cosas que realizamos repetidamente como parte de los servicios o productos que ofreces. 

De esta forma, por ejemplo, si ofreces un servicio de asesoría financiera en tu lista de pasos posiblemente incluyas el envío de la cotización, responder preguntas, firmar contrato, armar sesiones, etc.

Una vez se tenga la lista, es momento de organizarla eficientemente, evaluar qué parte estamos realizando de forma ineficiente, cuál es la causa de ello, qué te está haciendo perder más tiempo, etc. Conociendo estas preguntas, podrás idear maneras de solucionar el inconveniente y aumentar la eficiencia de tu negocio.

Pero recuerda, no trates de mejorar todos los procesos al mismo tiempo, enfócate primero cuál es el que está causando el cuello de botella o cual te hace perder más tiempo, y una vez solucionado, podrás enfocarte en mejorar otro proceso.

Organiza tus números, sin ellos no hay negocio

Si realmente deseas tener un negocio rentable, va a implicar amigarnos con los números y tenerlos en cuenta para tomar decisiones.

Si no tenemos la cifra exacta de nuestras ventas, de cuáles son los productos que mejor o peor ganancia dejan, en que se está invirtiendo más capital, cuánto es necesario para expandirse, etc., entonces estamos avanzando hacia la nada.

• Las ventas: ten un registro mensual de cuánto vendes, que se encuentre abierto por categoría de productos o servicios. Si tienes una tienda online de ropa, sabrás cuánto se vendió en total y cuánto se vendió por categoría, (ejemplo: camisas, pantalones, zapatos, accesorios…)
• Costos fijos: son fundamentales para mantener el negocio, se deben pagar sí o sí. Factura de electricidad, sueldo de empleados, la plataforma. Estar debajo de este número significa perder dinero.
• Costos variables: están asociados a las ventas; si no vendes, no pagas estos costos. Pueden ser comisiones, viáticos para dar servicios, contratos express, hasta la materia prima que utilices.
• Inversión en marketing: debes apuntar cuánto dinero has invertido en marketing, ads, publicidad en redes sociales, y cualquier otro tipo de gasto cuya finalidad haya sido la de dar a conocer o llevar tu marca a más personas.

Organiza tus prioridades para reducir el tiempo

Nuestro tiempo es lo más valioso, por lo que tenemos que decidir cuidadosamente en qué ponemos este recurso. Si solemos utilizarlo para prioridades de otros departamentos, en urgencias del día a día y no en las cosas necesarias para crecer, posiblemente nos quedaremos estancados.

Las urgencias son importantes, pero si solo te centras en ellas, nunca podrás avanzar hacia algo más grande. 

Si nuestro objetivo es convertir nuestros talleres presenciales en cursos online, o diseñar una nueva colección, “y siempre surge algo”, llegará el final del año y no habremos alcanzado ninguno de nuestros objetivos.

Es fundamental encontrar cómo darle tiempo a las prioridades, aunque suene difícil. Una forma estupenda de lograrlo es empezar con la mirada del año completo, establecer grandes metas; las más importantes y las que tomarán más tiempo.

Luego, una mirada trimestral, acá tendrás metas a corto plazo, más fáciles de lograr pero cuyo resultado brindará grandes beneficios. 

Posteriormente, se debe hacer el ejercicio cada semana. Por ejemplo, al comenzar la semana, a primera hora, dedicarle cierto tiempo a las actividades que van más allá del día a día, tiempo a aquellas cosas relacionadas con los proyectos grandes que has planteado.

Las ideas organizadas son garantías de éxito

Nuestra mente es una máquina de nuevas ideas; sin embargo, de nada sirve tener cientos de ideas maravillosas, si no concretamos ninguna de ella.

Si decidimos poner en marcha una de nuestras grandes ideas, pero en unos días volvemos a tener una idea increíble y la empezamos de inmediato, todo nuestro esfuerzo se irá directo a la basura.

Lo que debemos hacer es frenar ese impulso de hacerlas de inmediato, y por el contrario, anotar en un documento todas las nuevas ideas, para posteriormente analizarlas con calma y evaluar cuál desarrollar después de haber concluido con la idea o el trabajo que estamos realizando en el momento.

Lo que se busca es tener una perspectiva más amplia antes de lanzarnos de cabeza a ejecutar algo.