Economía

¿Cómo mejorar la gestión de los gastos que se generan en las empresas?

¿Cómo mejorar la gestión de los gastos que se generan en las empresas?

Publicado: 25 de octubre de 2021 19:20 (GTM+2)

Hay actividades empresariales que generan gastos, los cuales deben gestionarse de forma óptima, sin importar el tamaño de las empresas. Por suerte, hoy en día existe un software capaz de aportar las mejores soluciones para facilitar las tareas de gestión en las empresas.

Todo tipo de gastos

La gestión de los gastos en las empresas es de suma importancia, por eso el software de Expensya resulta de gran ayuda para administrar esta parte de la contabilidad, permitiendo así poder tener un mayor control sobre los gastos que se generan por sus actividades.

Una de las mayores ventajas del software es que permite gestionar diversos tipos de gastos desde una misma plataforma. Con esta herramienta es posible gestionar las notas de gastos, donde se incluyen los gastos que se generan en un viaje, como comidas en restaurantes, billetes de avión o reserva de alojamientos. También están los gastos generales y pequeños que se realizan de forma diaria, como los administrativos o la compra de material de oficina, por ejemplo. Los gastos online que generan las empresas, como compras, facturas telefónicas o suscripciones a programas, también se pueden gestionar desde la plataforma, para así recuperar las facturas y mejorar el control de los gastos digitales.

Otros que se incluyen son los de kilometraje, con la opción de realizar compensaciones personalizadas, y poder calcular la distancia del trayecto de forma automática. Además, se pueden administrar los gastos de autorizaciones de viajes y los anticipos.

Con la posibilidad de tener varios gastos en una misma plataforma, las empresas pueden optimizar la gestión de los mismos, evitando posibles errores humanos y ahorrando tiempo, dos aspectos esenciales para no afectar a su rendimiento y productividad.

Funciones muy útiles

Además, el software dispone de varias funciones bastante útiles para el control de los gastos en las empresas. Cuenta con la función de gastos automatizados, que permiten crear de manera rápida los gastos, realizar cálculos precisos y simplificarlos, sin la necesidad de recurrir a documentos físicos, ya que cuenta con digitalización certificada.

La validación y el control también mejoran, esta función permite la configuración de los flujos de validación para personalizarlos, así como se pueden añadir reglas para la política de gastos y hacer más sencilla la facturación.

Otra función destacada son los pagos optimizados, los cuales permiten a los empleados disponer de tarjetas de pago personalizadas, realizar pagos con más seguridad y sin riesgos de gastos no conformes; incluso dispone de un mayor control en las transacciones efectuadas.

Cuenta con funciones que permiten visualizar los datos en paneles de control interactivos, obtener informes de Business Intelligence, y la opción de recuperar datos de manera exacta, lo cual ayuda en la toma de decisiones.

Óptima integración

Una de las mayores ventajas del software es su fácil integración con el área contable de las empresas, sin importar la cantidad de gastos que deban registrarse y automatizarse, y tampoco el tamaño de las empresas.

Gracias a esto, autónomos y microempresas pueden contar con una solución que facilita la creación y presentación de sus propios gastos, de manera rápida y sencilla, para que esto no afecte a sus actividades principales.

Mientras que para las startups, mid-caps y Pymes, el software se integra con funciones que optimizan procesos específicos, como la entrada de datos o la validación de gastos, por ejemplo.

Para empresas grandes, las soluciones que ofrece este software facilitan los procesos más complejos, dado que la asistencia es más personalizada y las configuraciones más avanzadas, para así adaptarse a las exigencias de las grandes empresas.

También puede integrarse con otros programas de gestión empresarial, ya sean de nóminas, Recursos Humanos, ERP, entre otros. Tampoco importa de cuál empresa sean, el software se puede integrar con programas de BBVA, Nova Bank, Cegid, SAP, UBER, Quadra o PeopleSoft.

Al tener una alta capacidad de integración, es una herramienta muy versátil que se adaptará fácilmente a las necesidades de las empresas y a los otros programas que utilicen para su gestión.

Por medio de la herramienta de gestión de gastos, las empresas disponen de la mejor solución para tener un control más sencillo y completo de los diferentes gastos que se generan en sus diferentes actividades, para así tener una mejor administración contable de sus finanzas.