El cumplimiento de las leyes es indispensable para cualquier empresa, pues sólo así podrán asegurar su existencia en el tiempo. Dentro de las cosas que es necesario informar, está el horario que se maneja, y hoy te contaremos cómo hacer todo en torno a este tema.

El registro del horario se ha establecido como una normativa obligatoria por parte de las empresas desde mayo de 2019. Esto busca conocer la hora exacta de entrada y salida de cada empleado, para así llevar una contabilización precisa sobre las horas cumplidas semanalmente y lo que corresponda a horas extraordinarias para su posterior pago. Para conocer en profundidad el tema, lee más Emprendepyme.

Lo principal en torno a este tema es que engloba a todos los empleados, tengan el cargo que tengan. Es evidente que existirán sus excepciones en relación al tipo de función que cumplan y la forma en que lo hagan, pues es bastante complejo llevar un registro preciso cuando se trata de un trabajador freelance, por ejemplo.

Dentro de los detalles que son más relevantes en función a esta normativa, tenemos que considerar los siguientes:

  • Dado que es una disposición con carácter legal, su incumplimiento traerá como consecuencia el pago de una sanción.
  • Los registros deben ser almacenados, por lo mínimo, durante 4 años.
  • Se puede llevar el registro con el uso de cualquier método.
  • Es necesario establecer un recuento del total de horas trabajadas por cada empleado a fin de mes.

Métodos para poner en práctica el registro

Debido a que la resolución no expone con claridad la forma en que los gerentes deben aplicar su disposición, éstos pueden valerse de los métodos que consideren apropiados, según sus condiciones de trabajo y posibilidades económicas.

Dentro de la forma más sencilla que existe, está la hoja de papel con recuadros para cada empleado y así lo puedes controlar, se puede decir que es la forma más sencilla en primera instancia y que menos cantidad de recursos genera. Además, es muy útil para empresas con una plantilla muy pequeña.

Sin embargo, para aquellos cuyo personal es bastante numeroso, puede ser complicado y hasta poco factible, pues el papel deberá pasar por manos de muchas personas, ocasionando así que se generen daños sobre el mismo. Y, a fin de mes, que sea necesario hacer el recuento, con lo que se perderá bastante tiempo.

Este método también es posible de automatizar con el uso de una hoja de Excel, con lo que el proceso sería mucho más sencillo en el momento de hacer el recuento y también a propósito de la lectura de los datos.

Si de hecho es algo que te interesa, pero no tienes idea de la forma más idónea para conseguir que todos los datos estén incluidos dentro de una sola hoja, descarga aquí una plantilla que te será de bastante utilidad.

Gracias a las fórmulas aplicadas a la hoja, se obtiene la diferencia horaria que hay entre el momento que el trabajador inicia su jornada laboral y el momento en que la termina. De la misma forma, es posible acumular el tiempo de horas extraordinarias y así facilitar el trabajo en el momento de hacer los cálculos para el pago.

Otro dato que se incluye, es el tiempo que implican los descansos, pues esta información será útil para aplicar mejoras que maximicen la eficiencia de los trabajadores en la gestión.

Existen aún otros métodos más avanzados que necesitan el uso de otros añadidos para funcionar óptimamente. Por ejemplo, con la aplicación de códigos de barras para los carnets y un lector. También existen los que funcionan bajo huellas dactilares, que producen varios efectos al mismo tiempo: control sobre los horarios, acceso a las instalaciones, etcétera.

Aunque es una normativa, también es posible verle el lado positivo, pues ayudará a valorar el cumplimiento real de los trabajadores, o las acciones que se pueden llevar a cabo para que éstos produzcan mejor; así que si aún no lo has implementado, te ha llegado el momento.


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